Vom Zettelstapel zur Kassenabrechnung per Klick.
Die Hansehelden GmbH erbringt haushaltsnahe Dienstleistungen nach §45b SGB XI in Vorpommern – und ist unser eigenes Unternehmen. Für den Abrechnungsprozess mit den Pflegekassen haben wir Odoo eingeführt und um digitale Leistungsnachweise mit Signatur und Sammelabrechnung erweitert.
Jeden Monat: Zettel, Unterschriften, Kopierer.
Alltagsunterstützung nach §45b klingt einfach – die Abrechnung ist es nicht: Jeder Klient braucht monatlich einen unterschriebenen Leistungsnachweis, jede Kasse ihre Unterlagen, der Abrechnungsdienstleister opta data seine Formulare. Mit wachsender Klientenzahl wuchs bei den Hanseheldenn vor allem eines: der Verwaltungsaufwand zwischen Einsatz und Geldeingang.
Als Digitalagentur mit eigenem Dienstleistungsunternehmen hatten wir die seltene Gelegenheit, das Problem von beiden Seiten zu lösen – als Betroffene und als Entwickler.
Odoo als Basis, der Nachweis als Maßanzug.
Auf Odoo Online haben wir ein eigenes Nachweis-Objekt entwickelt: Es kennt Klient, Pflegegrad, Kasse und Stundensatz, sammelt die Einsätze des Monats und führt durch den Status-Workflow – von „Wartet auf Unterschrift" bis „Abgerechnet". Versicherte und Betreuungskraft unterschreiben digital auf dem Gerät, direkt beim Einsatz.
Signierte Nachweise bündelt die Sammelabrechnung: Deckblatt, Begleitschein und der Druck aller Belege entstehen auf Knopfdruck, die Einreichung bei opta data ist Minutenarbeit. Automatisierungen benachrichtigen bei jeder Signatur – und Prüflogik stellt sicher, dass jeder Betrag genau einen Abrechnungsweg hat: Kasse oder privat, nie beides.
Das Cockpit: Odoo in der Hosentasche.
Für die Kräfte im Einsatz haben wir das Hansehelden Cockpit entwickelt – eine mobile App auf der Odoo-API: Termine des Tages, Einstempeln am Einsatzort, Fahrzeiten per Tipp, Einsätze aus der Planung in den Nachweis übernehmen und die Unterschriften direkt auf dem Gerät einholen.
Überfällige Nachweise meldet die App als „kritisch", bevor sie zum Abrechnungsproblem werden. Backend und Hosentasche arbeiten auf denselben Daten – ohne Doppelpflege.
Das Projekt im Detail.
Odoo-Einführung
Kontakte mit Pflegegrad und Kasse, Rechnungswesen und Automatisierungen – Odoo Online als wartungsarme Basis.
Digitaler Leistungsnachweis
Eigenes Nachweis-Objekt mit Einsätzen, Status-Workflow und beidseitiger Signatur – mobil im eigens entwickelten Cockpit.
Sammelabrechnung
Signierte Nachweise gebündelt zur Kasse: Deckblatt, Begleitschein und Belegdruck automatisch – bereit für opta data.
Kontrolle & Datenschutz
Ein Abrechnungsweg je Betrag, Prüfroutinen gegen Doppelabrechnung, rollenbasierte Zugriffe auf sensible Daten.
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