Leistungsnachweise in der Pflege: digital signiert, gebündelt abgerechnet.
Papiernachweise einsammeln, abtippen, einzeln zur Kasse schicken: So verlieren Pflege- und Betreuungsdienste jede Woche Stunden – und manchmal Geld. Wir digitalisieren Leistungsnachweise in Odoo: Unterschrift beim Einsatz, Status-Workflow, Sammelabrechnung per Klick – für Entlastungsleistungen nach §45b genauso wie für Verhinderungspflege, Sachleistungen oder Privatleistungen. Produktiv im Einsatz in unserem eigenen Betrieb.
Jede Leistung braucht ihren Nachweis – und der kostet Nerven.
Ob Entlastungsbetrag nach §45b, Verhinderungspflege nach §39, Sachleistungen oder privat vereinbarte Stunden: Pflege- und Betreuungsdienste kennen das Ritual. Für jeden Klienten entsteht monatlich ein Leistungsnachweis, der Versicherte muss unterschreiben, die Kraft auch – und dann beginnt die Verwaltungsarbeit: Zettel einsammeln, Stunden abtippen, Nachweise kopieren, an Kasse oder Abrechnungsdienstleister schicken, offene Unterschriften hinterhertelefonieren. Bei wachsender Klientenzahl skaliert nur eines zuverlässig: der Papierstapel.
Dazu kommt ein unterschätztes Risiko: Wenn Nachweise, Privatrechnungen und Kassenabrechnung nicht im selben System leben, passieren Doppelabrechnungen und vergessene Beträge fast zwangsläufig. Wir haben das Problem für unser eigenes Unternehmen gelöst – es erbringt haushaltsnahe Dienstleistungen nach §45b in Vorpommern – und dabei einen Prozess gebaut, der sich auf jede Leistungsart und jeden Pflege- und Betreuungsdienst übertragen lässt.
Ein Nachweis, Schritt für Schritt.
Der Einsatz wird erfasst
Die Kraft dokumentiert Datum und Stunden im Cockpit auf dem Smartphone – beim Einsatz, in Sekunden, auf Wunsch direkt aus der Einsatzplanung übernommen. Stundensatz, Pflegekasse und Pflegegrad kennt das System vom Kontakt.
Unterschrift beim Klienten
Versicherter und Kraft unterschreiben im Cockpit direkt auf dem Gerät – beim Einsatz, nicht Wochen später per Post. Beide Signaturen hängen revisionssicher am Nachweis.
Der Status arbeitet mit
Entwurf, Wartet auf Unterschrift, Signiert, Eingereicht, Abgerechnet: Jeder Nachweis zeigt seinen Stand. Die Übersicht verrät auf einen Blick, wo noch Unterschriften fehlen – Hinterhertelefonieren mit System.
Sammelabrechnung per Klick
Alle signierten Nachweise wandern gebündelt in eine Sammelabrechnung – mit Deckblatt, Begleitschein und Druck aller Nachweise für den Abrechnungsdienstleister opta data. 38 Belege, ein Knopfdruck.
Kasse zahlt, Buchhaltung stimmt
Eingereichte Nachweise sind als abgerechnet markiert, Zahlungen laufen in die Odoo-Buchhaltung. Privatrechnung oder Kassenweg – jeder Betrag hat genau einen Weg, Doppelabrechnung ausgeschlossen.
Die App, die Ihre Kräfte wirklich benutzen.
Zum Odoo-Backend gehört ein eigens entwickeltes Cockpit fürs Smartphone: Jede Kraft sieht ihre Termine, stempelt am Einsatzort ein, erfasst Fahrzeiten per Fingertipp und übernimmt Einsätze direkt aus der Planung in den Nachweis.
Der Startbildschirm mahnt unsignierte Nachweise an, überfällige Monate erscheinen als „kritisch" – und die Unterschrift von Versichertem und Kraft passiert direkt auf dem Gerät. So entsteht die Datenqualität, von der die Abrechnung lebt: nebenbei, im Alltag, ohne Zettel.
Der Monat auf einen Blick.
Die Statusübersicht zeigt, was zählt: Wie viele Nachweise warten auf Unterschrift, wie viele sind signiert und bereit, was ist bereits abgerechnet – mit Stunden- und Eurosummen je Gruppe. Der Warnhinweis „Abrechnung offen" mahnt, bevor etwas liegen bleibt.
Für die Leitung ist das die Antwort auf die Freitagsfrage „Wo stehen wir?" – ohne Excel, ohne Nachfragen, in Echtzeit.
Die Sammelabrechnung, die sich selbst zusammenstellt.
Ein Klick auf „Nachweise übernehmen" sammelt alle signierten, noch nicht abgerechneten Nachweise des Zeitraums ein. Deckblatt und Begleitschein entstehen automatisch, alle Nachweise drucken sich als ein Stapel – fertig für die Einreichung bei opta data.
Was früher ein Tagesprojekt mit Kopierer war, ist heute Minutenarbeit. Und nachvollziehbar: Jeder Beleg kennt seine Sammelabrechnung, jede Sammelabrechnung ihre Belege.
Odoo-Standard plus gezielte Anpassung.
Die Lösung kombiniert Odoo-Bausteine – Kontakte mit Pflegegrad und Kasse, Rechnungswesen, Automatisierungen – mit einem eigens entwickelten Nachweis-Objekt samt Signatur-Flow und Sammelabrechnung. Genau diese Mischung macht Odoo stark: 80 Prozent Standard, 20 Prozent Ihr Prozess.
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Die ganze Geschichte hinter dem System
Wie aus Zettelwirtschaft ein digitaler Abrechnungsprozess wurde – die Case Study aus unserem eigenen Betrieb.
Digitale §45b-Abrechnung – gut zu wissen.
Was ist der Leistungsnachweis nach §45b SGB XI?
Der Entlastungsbetrag nach §45b SGB XI (131 € monatlich) finanziert Alltagsunterstützung für Pflegebedürftige. Anbieter müssen erbrachte Leistungen je Monat nachweisen – mit Unterschrift des Versicherten – und rechnen sie über die Pflegekasse ab, häufig über Abrechnungsdienstleister wie opta data.
Wie funktioniert die digitale Unterschrift auf dem Nachweis?
Versicherte und Betreuungskraft unterschreiben direkt auf dem Smartphone oder Tablet der Kraft – beim Einsatz, nicht Wochen später. Beide Signaturen, Datum und Ort werden am Nachweis gespeichert; der Status springt automatisch auf „Signiert" und der Nachweis ist bereit zur Abrechnung.
Was bringt die Sammelabrechnung konkret?
Statt jeden Nachweis einzeln zu verschicken, bündelt das System alle signierten Nachweise eines Zeitraums – mit Deckblatt, Begleitschein und Druck aller Nachweise auf Knopfdruck. Eine Abrechnung mit 38 Belegen ist so in Minuten einreichungsfertig statt in Tagen.
Verhindert das System Doppelabrechnungen?
Ja – genau dafür ist der Status-Workflow da: Jeder Nachweis kennt seinen Weg (privat berechnet oder über Kasse eingereicht), und Prüfroutinen decken Fälle auf, in denen beides passiert wäre. Diese Kontrolle stammt aus unserem eigenen Betrieb – wir haben sie gebaut, weil wir sie selbst brauchten.
Lässt sich das auf unseren Pflege- oder Betreuungsdienst übertragen?
Ja – die Lösung basiert auf Odoo-Standardbausteinen plus überschaubarer Anpassung: eigene Nachweis-Objekte, Signatur-Flow, Statuslogik und Sammelabrechnung. Ihre Leistungsarten – §45b, Verhinderungspflege, Sachleistungen, Privatleistungen – sowie Stundensätze, Kassen und Abläufe werden konfiguriert; die Einführung ist in Wochen machbar, nicht in Monaten.
Funktioniert das auch jenseits der Pflege?
Das Muster – mobile Erfassung, Unterschrift vor Ort, Status-Workflow, gebündelte Abrechnung – passt überall, wo Leistungen dokumentiert und gegenüber Dritten abgerechnet werden: von der Hauswirtschaft über Schulbegleitung bis zum Winterdienst.
Ihr Papierstapel hat ein Ablaufdatum.
In 30 Minuten zeigen wir den §45b-Prozess live in unserem eigenen System – ehrlich, unverbindlich, kostenlos.
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